《我是职业秘书》

　　作者简介：

　　谭一平 知名作家和培训讲师。到目前为止，谭一平出版的著作有：《一个外企女秘书的日记》、《外企女白领职场日记》、《职道》、《职业秘书实务》、《中式推销》、《现代职业秘书实务》和《秘书工作案例分析与实训》等。《一个外企女秘书的日记》曾以先进的文秘理念和通俗易懂的语言在社会上引起强烈的反响，在新浪读书频道创造了2000万点击量的纪录；为联想集团、中国科学院、深圳华为公司等培训过高级秘书；参与了中央电视台和中国教育电视台多个栏目的策划。　

　　前言

　　领导们开始喜欢“成熟”

　　自从我的《外企女秘书职场日记》出版以来，有许多读者用各种方式与我交流。前些天，一个在某世界500强企业做总裁助理的读者同我讲了这么一件事：
　　“那天上午十一点左右，总裁对我说，下午两点他有几个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜打了电话，一开始对方没人接，于是她起身亲自去行政部通知，不久，她就回来了。下午四点客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了我一顿，问我为什么不给客人准备龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶。我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人准备好龙井茶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了。几天后她就被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业于北京一所著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又到英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说英语比一般的英国人还地道。”这么好的条件被炒鱿鱼了，确实令人扼腕。作为一个秘书，如果你能说一口流利的英语，那么你就具备了一种天然的职业优势。然而，英语优秀并不等于中文也优秀，更不能说明你就是一个优秀的秘书。对于小娜的那位总裁来说，不管是谁泡的茶，只要把客人招待好就行。当负责泡茶的人不在时，作为秘书的你就应该主动去办好这件事。秘书对自己职责范围内的工作视而不见，就是失职，是一种不成熟的表现。
　　从小娜被炒鱿鱼这件事，我深深地感到领导们选择秘书的标准正在悄悄地改变。也许正是因为会说英语的人越来越多，他们开始更看重英语以外的素质和能力了。与英语水平相比，现在的老总们已经更看重“成熟”了。什么是成熟？对一个秘书来说，“成熟”就是责任感强，工作踏实，具备丰富的经验和社会常识，情绪稳定，等等。总而言之，“成熟”就是“职业化”。从事秘书工作必须具备与之相当的专业能力，但是如果你被领导看做是一个“不成熟”的人，哪怕你专业能力再强，也算不上是个称职的秘书。如果你想要成为一个“成熟”的秘书，那就仔细阅读本书吧！谭一平

　　2008年5月于北京

　　目录

　　前言  领导们开始喜欢“成熟”第一部分秘书职业化——从取得领导信赖开始打杂：脚踏实地，胸怀全局/2
　　默契：心有灵犀一点通/4
　　理解：工作以上司为中心/6
　　规范：提高效率，减少误会/9
　　冷静：给领导创造再次决策的机会/11
　　周到：让领导的决策更简捷/13
　　用心：听话听音，融会贯通/15
　　解围：给领导预备下台阶的梯子/17第二部分职业素质——职业发展的CPU忠诚：秘书的职业生命/22
　　诚实：聪明莫被聪明误/24
　　谦逊：职业发展的护身符/26
　　宽厚：尽可能地积累人脉资源/28
　　自信：我的地盘我做主/30
　　忍耐：学板桥“难得糊涂”/32
　　机灵：在什么山上唱什么歌/34第三部分职业态度——成就职业价值的基石热情：做好本职工作的动力/38
　　主动：无须扬鞭自奋蹄/40
　　认真：细节决定优劣/42
　　自律：做自己的老板/44
　　上进：没有最好，只有更好/45
　　求精：提高“打杂”的附加值/48
　　缜密：不怕一万，只怕万一/50
　　耐心：自己给自己创造机会/52第四部分职业道德——职业发展的安全线保密：人事是秘中之秘/56
　　守法：要做合格的公民/58
　　守信：言必行，行必果/59
　　守纪：以服从上司为本职/62
　　廉洁：常在河边走，保持鞋不湿/64
　　正直：远离各种是非旋涡/66第五部分职业技能——注重细节，稳妥高效综合能力：经验与智慧的结晶/70
　　办公室管理：为上司创造舒适的环境/72
　　接打电话：对外沟通的桥梁/75
　　接待客人：公司形象的代言人/81
　　资料整理：及时吐故纳新/88
　　收集信息：充当上司的眼睛与耳朵/92
　　安排日程：管理上司最宝贵的时间/99
　　会务工作：事无巨细，疏而不漏/107
　　文书写作：滴水穿石，非一日之功/112
　　出差准备：精心周到，有备无患/119第六部分职业知识——领导身边的“百科全书”社会常识：工作直觉的源泉/130
　　制造话题：天南地北，包罗万象/131
　　自我积累：海绵吸水，集腋成裘/132
　　知识“杂家”：不求精深，但求广博/133第七部分职业习惯——自动自发,事半功倍换位思考：用尊重交换尊重/138
　　做笔记：好记性还要有好笔头/140
　　写日记：坚持到底，就是胜利/141
　　“铺垫语”：沟通之前三分礼/143
　　莫性急：请让对方说完/145
　　不耻下问：三人行必有我师/147
　　起草腹案：遇到问题先琢磨/148
　　日事日清：克服惰性，争取主动/150第八部分职业形象——淡淡妆天然样礼貌待人：做公司最富有教养的人/154
　　衣着打扮：切忌标新立异，鹤立鸡群/155
　　浓妆淡抹：不妨多点儿女人味/157
　　解除压力：培养兴趣，放飞心情/158
　　控制情绪：在工作中寻找快乐/160第九部分职业规划——创造机会，鲤跃龙门没有规划：船到桥下难自直/164
　　未来秘书：办公室里的金花瓶/167
　　黄金职业：值得为之奋斗终生/169
　　未雨绸缪：凡事预则立，不预则废/171
　　寻找楷模：对照目标，弥补差距/174第一部分秘书职业化——从取得领导信赖开始打杂： 脚踏实地，胸怀全局/2
　　默契：心有灵犀一点通/4
　　适应：一切以上司为中心/7
　　规矩：提高效率，减少误会/10
　　冷静：给领导创造再次决策的机会/12
　　周到：让领导的决策更简捷/15
　　琢磨：听话听音，融会贯通/17
　　解围：给领导预备下台阶的梯子/20第二部分职业素质——职业发展的CPU忠诚：秘书的职业生命/24
　　诚实：聪明莫被聪明误/27
　　谦逊：职业发展的护身符/29
　　宽厚：尽可能地积累人脉资源/32
　　自信：我的地盘，我作主/34
　　忍耐：学板桥“难得糊涂”/36
　　机灵：在什么山上唱什么歌/38第三部分职业态度——骏马无须扬鞭自奋热情：冷漠如同麻风病/43
　　主动：无须扬鞭自奋蹄/45
　　认真：细节决定优劣/48
　　自律：自己做自己的老板/50
　　上进：没有最好只有更好/52
　　求精：提高“打杂”的附加值/56
　　缜密：不怕一万只怕万一/58
　　坚持：自己给自己创造机会/60第四部分职业道德——职业发展的一米黄色安全线保密：人事是秘中之秘/64
　　守法：首先做合格的公民/66
　　守信：言必行，行必果/68
　　守纪：以服从上司为天职/71
　　廉洁：常在河边走，保持鞋不湿/74
　　正直：远离各种是非漩涡/76第五部分职业技能——注重细节，稳妥高效综合能力：经验与智慧的结晶/80
　　办公室管理：为上司创造舒适的环境/83
　　接打电话：上司对外沟通的桥梁/87
　　接待客人：公司形象的代言人/93
　　资料整理：及时吐故与纳新/101
　　收集信息：充当上司的眼睛与耳朵/108
　　安排日程：管理上司最宝贵的时间/116
　　会务工作：事无巨细，疏而不漏/125
　　文书写作：滴水穿石，非一日之功/131
　　出差准备：精心周到，有备无患/139第六部分职业知识——领导身边的“百科全书”社会常识：工作直觉的邻居/150
　　制造话题：天南地北包罗万象/151
　　自我积累：海绵吸水，集腋成裘/153
　　知识“杂家”：不求精深，但求广博/155
　　肢体语言：看似无声胜似有声/159
　　汇报请示：把握重点，条理清晰/161
　　建议批评：慎之又慎，避免添乱/163
　　分清缓急：镇定自若，游刃有余/167第七部分职业习惯——自觉自在，事半功倍换位思考：用尊重交换尊重/171
　　做笔记：好记性还要有好笔头/173
　　写日记：坚持到底，就是胜利/175
　　“铺垫语”：沟通之前三分礼/177
　　莫性急：请让对方说完/179
　　不耻下问：三人行必有我师/181
　　起草腹案：遇到问题先琢磨/183
　　日事日毕：克服惰性，争取主动/185第八部分职业形象——淡淡妆天然样注意礼貌：做公司最富有教养的人/189
　　衣着打扮：切忌标新立异、鹤立鸡群/191
　　浓妆淡抹：不妨多点儿女人味/193
　　解除压力：培养兴趣，放飞心情/195
　　控制情绪：在工作中寻找快乐/197第九部分职业规划——创造机会，鲤跃龙门没有规划：船到桥下难自直/200
　　未来秘书：办公室里的金花瓶/203
　　黄金职业：值得为之奋斗终生/206
　　未雨绸缪：凡事预则立，不预则废/209
　　寻找楷模：对照目标，弥补差距/211

中青在线专稿（Y-02）